Assembleias de condomínio: convocatória, quórum, atas e reuniões à distância

A convocatória: a formalidade que se subestima

A convocatória tem de ser:

• Por escrito, com a antecedência mínima que a lei exige
• A todos os condóminos, sem exceção — esquecer um é motivo de invalidade
• Com a ordem de trabalhos — os assuntos a decidir têm de constar da convocatória; a assembleia não pode deliberar validamente sobre matéria que não foi anunciada

Uma convocatória sem prova de envio ou com a ordem de trabalhos vaga é uma deliberação a pedir para ser anulada.

Quórum e maiorias

Em resumo:

• Há uma primeira convocatória, que exige a presença de condóminos que representem uma parte significativa do valor do prédio
• Não se reunindo esse quórum, prevê-se uma segunda convocatória, geralmente para meia hora depois, em que a assembleia pode deliberar com um quórum mais reduzido

As maiorias variam com a matéria — as decisões correntes exigem menos, as inovações exigem maiorias reforçadas. E o cálculo faz-se, em regra, por permilagem, não por número de pessoas. Deliberar sem o quórum ou a maioria exigidos gera uma decisão inválida.

A ata: onde tudo fica (ou se perde)

A ata deve:

• Identificar o condomínio, a data, os presentes e as permilagens representadas
• Registar as deliberações com clareza — o que foi decidido, com que votação
• Fixar, quando é o caso, as quotas e os prazos de pagamento — é isto que lhe dá força executiva
• Ser assinada nos termos legais

Uma ata omissa, confusa ou mal assinada fragiliza tudo o que a assembleia decidiu — e pode fazer o condomínio perder a possibilidade de executar diretamente uma dívida. Sobre o que a ata tem de conter para valer como título, veja a ata que serve para executar a dívida — e a que não serve.

As assembleias à distância

É possível realizar assembleias à distância, por meios digitais — uma solução prática para condomínios com proprietários dispersos, frequente em prédios com muitos apartamentos arrendados ou com donos a viver noutras zonas ou no estrangeiro.

Mas a validade destas reuniões depende de serem convocadas nos termos legais e de garantirem a todos os condóminos a possibilidade real de participar. Se um condómino comunicar, de forma fundamentada, que não tem meios para participar à distância, a administração deve procurar uma alternativa. Uma assembleia digital que exclua, na prática, quem não domina a tecnologia é vulnerável.

O que fazemos

Apoiamos administradores na condução juridicamente sólida das assembleias: convocatórias corretas, verificação de quórum e maiorias, redação de atas que resistem a impugnação e que servem para a cobrança, e enquadramento das reuniões à distância. E avaliamos deliberações — para as defender quando são impugnadas, ou para as impugnar quando um condómino foi prejudicado.

Esta é uma das questões centrais da gestão de condomínio.